Das Vorsteuererstattungsverfahren von polnischer Vorsteuer

16.05.2026

Das Vorsteuererstattungsverfahren wurde mit der EU-Richtlinie 2008/9/ EG eingeführt. Dieses Verfahren ist EU-weit vereinheitlicht und für alle EU- Mitgliedstaaten obligatorisch. Das Verfahren soll sicherstellen, dass der Staat des Erwerbs dem Unternehmer die Vorsteuervergütung gewährt auch in diesem Fall, wenn der Verkauf in einem anderen Staat der EU stattfindet.

• Die Unternehmer, die die Kosten der in einem anderen Staat angefallenen Umsatzsteuer getragen haben, haben die Möglichkeit, einen Antrag auf die Erstattung der Steuer von diesem Staat über die Steuerbehörde eigenen Staates zu stellen.
• Ausländische Unternehmen, die in der Europäischen Union ansässig sind und die Erstattung polnischer Vorsteuern beantragen, dürfen:

1. in Polen weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung haben und
2. zu der Umsatzsteuer in dem Ansässigkeitsstaat angemeldet sein und
3. keine Verkäufe in Polen ausführen.

Anträge auf Erstattung von in Polen angefallenen Vorsteuern sind über das von dem Mitgliedstaat, in dem das Unternehmen ansässig ist (Sitzfinanzamt), zur Verfügung gestellte elektronische Portal einzureichen. Der Ansässigkeitsmitgliedstaat leitet diesen Antrag an die polnischen Behörden weiter.

• Bei Rechnungen (bzw. Zollbelegen) über 1.000 EUR bzw. Kraftstoffrechnungen über 250 EUR ist in Polen die Vorlage der Kopien der Rechnungen erforderlich. Die Rechnungen sollen als Anlagen zu dem Antrag auf die Vorsteuererstattung angehängt werden.
• Der Erstattungsantrag ist bis spätestens 30. September des Folgejahres elektronisch einzubringen.
• EU-Unternehmer können nur jene in Polen angefallene Vorsteuern geltend machen, für die nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz eine Abzugsmöglichkeit vorgesehen ist.
• Der Erstattungszeitraum muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate (z.B. Januar bis März) in einem Kalenderjahr umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen.

Der zu erstattende Betrag muss mindestens folgenden Betrag betragen:
• 400 EUR – wenn der Erstattungszeitraum kürzer als ein Kalenderjahr ist, jedoch nicht kürzer als 3 Monate oder
• 50 EUR – wenn der Erstattungszeitraum das Kalenderjahr oder Zeitraum kürzer als die letzten drei Monate des Kalenderjahres ist.

Der Antrag auf die Erstattung der polnischen Vorsteuern ist bei dem zuständigen Finanzamt in eigenem Staat zu stellen. Nach der einleitenden Überprüfung wird das einheimische Finanzamt den Antrag an die polnische Steuerbehörde weiterleiten.

Das einheimische Finanzamt soll den Antrag ablehnen, wenn der Antragsteller im beantragten Vergütungszeitraum:

• für Zwecke der Mehrwertsteuer nicht als Steuerpflichtige anzusehen war,
• ausschließlich umsatzsteuerfreie Lieferungen/ Dienstleistungen erbracht hat,
• als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit war.

Nach dem Erhalt des Antrages führt das polnische Finanzamt eigene Überprüfung des Antrages. Das polnische Finanzamt wird den Antrag in folgenden Fällen ablehnen:

• Die Vorsteuern, deren Erstattung beantragt wird, sind mit Rechnungen belegt, die den polnischen gesetzlichen Regelungen über die Rechnungssaustellung nicht entsprechen.
• Bei den Erwerben, aus denen die Vorsteuern resultieren, handelt es sich um Exporte oder innergemeinschaftliche Lieferungen.
• Die Vorsteuern sind gemäß den polnischen Regelungen nicht abzugsfähig.

Der Antragsteller muss über nach den polnischen Vorschriften ausgestellten Rechnungen verfügen. Ansonsten wird der Antrag abgelehnt. Von daher ist es ratsam, die vorhandenen Rechnungen noch vor der Antragstellung zu überprüfen und die Austeller ggbfs. um die Korrekturen bitten.

Das polnische Finanzamt hat grundsätzlich 4 Monate ab dem Eingang des Antrages, um über den Antrag zu entscheiden.

Ihr Ansprechpartner in steuerrechtlichen Angelegenheiten: Volker Lorenz